Vos ventes sont suivies dans plusieurs fichiers, et les écarts à l’objectif n’apparaissent qu’à la fin du mois.
Un tableau de bord Excel commercial permet de les repérer plus tôt.
Tableau de bord Excel commercial : modèles, indicateurs et mise en place
Choisir un modèle adapté à une PME
Un modèle Excel commercial suffit à une petite équipe dont la base reste simple, le nombre de commerciaux faible et le volume d’affaires limité. Deux modèles gratuits couvrent des besoins différents.
| Critère | Sellsy | HubSpot |
|---|---|---|
| Contenu | Quatre onglets, saisie centralisée, listes déroulantes et calculs préparés | Vues dédiées au pipeline, aux indicateurs, aux performances des vendeurs et aux conversions |
| Format | Fichier Excel prêt à télécharger | Classeur Excel et version Google Sheets |
| Accès | Téléchargement direct | Gratuit, mais saisie de coordonnées demandée |
| Usage | Suivi mensuel des objectifs et du chiffre d’affaires | Suivi détaillé des affaires et de l’activité commerciale |
Sellsy calcule notamment le taux d’atteinte, le panier moyen et le taux de closing. HubSpot propose des vues dédiées au pipeline, aux indicateurs, aux performances des vendeurs et aux conversions.
Adapter le classeur à votre organisation
Remplacez les commerciaux, les périodes, les produits et les objectifs d’exemple par vos propres données. Reprenez les intitulés utilisés dans votre CRM ou votre logiciel de facturation afin d’éviter les doublons.
Le format .xlsx convient aux versions modernes d’Excel et ne prend pas en charge les macros VBA. Le format .xls reste compatible avec les versions antérieures, mais il limite chaque feuille à 65 536 lignes.
Télécharger et prendre en main le modèle
- Téléchargez le fichier et conservez une copie originale.
- Ouvrez la copie dans Excel.
- Lisez l’onglet d’instructions avant de modifier les formules ou les graphiques.
Un coût peut apparaître si vous remplacez le tableur par un logiciel commercial ou si vous demandez une automatisation spécifique.
Les indicateurs Excel couvrent ventes, activité et rentabilité
Mesurer les résultats réalisés
Le chiffre d’affaires réalisé est la somme des ventes sur une période. Comparez-le à l’objectif prévu pour mesurer l’écart en euros. Calculez ensuite le taux d’atteinte avec la formule (CA réalisé ÷ objectif) × 100.
Un taux de 100\u00a0 % signifie que l’objectif est atteint. Un taux de 80\u00a0 % représente un retard de 20 points, et un taux de 120\u00a0 % un dépassement de 20 points. Suivez son évolution par mois et par commercial.
Suivre l’activité et le pipeline
Suivez les leads, les rendez-vous, les devis envoyés, les opportunités ouvertes et les affaires perdues. Ces indicateurs avancés montrent l’activité avant qu’elle apparaisse dans le chiffre d’affaires.
Mesurez chaque passage du pipeline\u00a0 :
- lead vers opportunité
- opportunité vers devis
- devis vers négociation
- négociation vers vente
Un taux faible à une étape précise indique où concentrer les actions commerciales.
Le chiffre d’affaires net exclut les avoirs, les remboursements et les remises, selon les règles de votre entreprise. Appliquez la même définition dans le fichier commercial et dans la comptabilité.
Une base de ventes structurée fiabilise les calculs Excel
Définir les données à saisir
Une ligne doit représenter une unité d’analyse constante. Pour un suivi mensuel, utilisez une ligne par mois et par commercial. Pour le suivi des affaires, utilisez une ligne par opportunité ou par commande.
Prévoyez au minimum les champs suivants :
- Période : mois ou date de clôture, avec un format identique sur toute la base.
- Commercial : nom choisi dans une liste unique, sans variantes orthographiques.
- Client et affaire : identifiants permettant de retrouver la vente.
- Produit ou service : référence issue d’un référentiel partagé.
- Étape : prospect, qualification, devis, négociation, gagné ou perdu.
- Montant : valeur hors taxes, avec une règle claire pour les remises.
Fiabiliser la saisie quotidienne
Utilisez la validation des données pour limiter les valeurs autorisées. Une liste déroulante convient aux commerciaux, aux produits, aux régions et aux étapes. Excel peut aussi imposer un nombre, une date ou une longueur de texte.
Préparer l’analyse avec les outils Excel
Convertissez la plage source en tableau Excel avec Ctrl+T. Les nouvelles lignes sont alors intégrées aux calculs et aux tableaux croisés dynamiques.
Dans le tableau croisé dynamique, regroupez les ventes selon ces critères :
- Mois, commercial, produit ou région pour le chiffre d’affaires, avec une somme.
- Affaires, avec un nombre.
- Contribution de chaque segment, avec un pourcentage du total.
L’actualisation du tableau Excel dépend de sa source
Mettre à jour les résultats
Pour actualiser un tableau croisé dynamique :
- Sélectionnez une cellule du tableau.
- Faites un clic droit, puis choisissez Actualiser.
Cette opération recharge les données ajoutées ou modifiées dans la source du tableau croisé dynamique.
Automatiser les imports avec Power Query
Power Query importe des données depuis un classeur, un fichier CSV, une base SQL, SharePoint ou d’autres sources. Il peut supprimer des colonnes, modifier les types, combiner plusieurs fichiers et charger le résultat dans Excel.
La procédure suit quatre étapes :
- connecter la source ;
- transformer les données ;
- combiner les tables si nécessaire ;
- charger le résultat.
Cette opération recharge les données ajoutées ou modifiées dans la source et applique les transformations enregistrées dans la requête.
Activez l’actualisation à l’ouverture si la source est accessible et stable. Sinon, gardez une actualisation manuelle pour contrôler les données importées avant la réunion commerciale.
Exploiter et partager le tableau de bord
Lisez d’abord les écarts à l’objectif, puis cherchez leur cause dans les indicateurs d’activité et de conversion. Un retard de chiffre d’affaires peut venir d’un manque de leads, d’un faible taux de closing ou d’un panier moyen insuffisant.
Conservez une copie de référence et limitez la modification des onglets de calcul. Excel permet la coédition en ligne. Les droits doivent rester alignés sur les responsabilités de chaque utilisateur.
Le modèle Excel tient tant que votre processus de vente reste stable. Si ce processus évolue, la liste des étapes du pipeline doit évoluer avec lui avant toute comparaison entre périodes.
Foire aux questions
Excel peut-il remplacer un CRM dans une petite équipe commerciale ?
Oui, pour une base simple, peu de commerciaux et un volume limité d’affaires.
Passez à un CRM dès que vous devez centraliser les relances, les coordonnées, les achats et l’historique des clients.
Quelle limite de volume faut-il surveiller dans Excel ?
Une feuille Excel accepte jusqu’à 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes.
Au-delà, utilisez Power Query ou un modèle de données, qui analysent les volumes sans charger toutes les lignes dans la grille.
Faut-il conserver une copie avant chaque modification ?
Oui, conservez une version datée avant toute modification des formules, des sources ou des onglets de calcul.
Si une importation ou une saisie manuelle fausse les résultats, cette copie permet de restaurer le tableau.
Un fichier Excel peut-il être utilisé simultanément sur OneDrive ou SharePoint ?
Oui, Excel permet la coédition en ligne si le classeur est enregistré sur OneDrive ou SharePoint. Les droits doivent rester alignés sur les responsabilités de chaque utilisateur.
Séparez les droits de consultation et de modification, sinon plusieurs personnes peuvent modifier les mêmes calculs.
Que faire quand les données commerciales viennent de plusieurs fichiers ?
Importez-les avec Power Query, puis harmonisez les colonnes et combinez les tables avant de charger le résultat.
Cette opération recharge les données ajoutées ou modifiées dans la source et applique les transformations enregistrées dans la requête.
Sources
- hubspot.com/resources/templates/sales-dashboard
- go.sellsy.com/blog/modele-tableau-bord-commercial
- hubspot.fr/resources/templates/sales-dashboard
- hubspot.com/resources/templates/marketing-dashboard
- hubspot.com/resources/templates/excel
- hubspot.com/resources/templates/lead-tracker
- blog.hubspot.com/marketing/marketing-with-excel-templates-list
- hubspot.com/resources/templates/customer-relationship-management
